"يقضي الموظف 28% من وقته في قراءة رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها- أي ما يعادل ساعتين ونصف- يومياً" وذلك وفقاً لإحصائية نشرتها شركة ماكنزي.
هنا يأتي دور منصة عيناك لإدارة المشاريع، فهي تقلل من حجم الرسائل قدر الإمكان وخاصة تلك الواردة من زملاء العمل، وتمنع تشتت الفريق وتساعده على التركيز في العمل وترفع من مستوى الكفاءة والإنجاز من خلال تحسين عملية التواصل.
في ما يلي دليل شامل لمميزات الإتصال في عيناك، وشرح متى وكيف يمكنك إستخدامها لمساعدتك في التواصل بشكل أكثر وضوحاً.

1. المحادثات الجماعية:

تعتبر ميزة المحادثات الجماعية طريقة رائعة لشرح معلومات تفصيلية عن المشروع ،و مشاركة كافة الملفات والمستندات الخاصة به . كما أنها مكان جيد للمناقشة مع فريق العمل وتوزيع الأدوار بشكل واضح.
إليك بعض النصائح لتنظيم رسالتك:
-    حاول أن تكون الرسالة مختصرة ومباشرة.
-    قم بترقيم نقاطك داخل الرسالة، ليكون من السهل الرجوع إلى إحدى النقاط ومناقشتها.
-    ناقش موضوع واحد فقط وإذا تم طرح مناقشة أخرى، فمن الأفضل نقلها إلى المكان المناسب.
-    في حال الحاجة لإرسال ملفات، لا ترسلها مباشرة بل قم برفعها أولاً في منطقة الملفات وشارك الرابط مع الفريق، لضمان وصول الجميع.

2.    المحادثات الفردية:

إضافة إلى ميزة المحادثات الجماعية، يمكن أيضاً لمستخدمي عيناك إنشاء محادثة فردية مع أي عضو من أعضاء الفريق لمناقشة أمور العمل وطرح الأفكار، لضمان بقاء الجميع على إتصال دائم ومستمر بمستجدات العمل.

3.    الرموز التعبيرية:

على الرغم من أن الوجوه والرموز التعبيرية معروفة بأنها تضفي جو من المرح أثناء التواصل، إلا أنها توفر الكثير من الوقت، فبدلاً من كتابة الردود النصية الغير ضرورية يمكن للفريق إستخدامها لإعلام المرسل أنهم قد شاهدوا الرسالة، أو إظهار مدى إعجابهم في عمل ما.

4.    التعليقات على المهام:

تعتبر التعليقات على المهام ميزة ضرورية للتواصل بشكل سريع وواضح، حيث يمكن لفريق العمل طلب التوضيح أو طلب إرفاق المزيد من الملفات والصور أو حتى التنبيه أن المهمة أصبحت جاهزة بإستخدام ميزة التعليقات الفورية. بهذه الطريقة سيتم إنجاز العمل بوقت وجهد أقل، وستضمن الإحتفاظ بكافة الاتصالات والتعليقات الخاصة بكل مهمة من مهام العمل.

 جرب عيناك الآن مجاناً

في الفقرات السابقة قمنا بإستعراض ميزة واحدة من أهم مزايا منصة عيناك لإدارة المشاريع، حيث أن تسهيل طريقة التواصل بين أعضاء الفريق يوفر الكثير من وقت وجهد الفريق وبالتالي يزيد من إنتاجيته وكفاءته في العمل..
ما زال هناك العديد من المزايا الرائعة التي تقدمها عيناك لمستخدميها، والتي يمكنك إكتشافها بنفسك بعد إنشاء حساب مجاني لمدة شهر كامل من الرابط التالي: إنشاء حساب عيناك.